Robantv.co.id | BATANG – Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro (Undip) turut mendorong modernisasi administrasi pemerintahan desa melalui program digitalisasi arsip surat tanah masyarakat di Desa Gringgingsari, Kecamatan Wonotunggal, Kabupaten Batang.
Program kerja tersebut dilaksanakan oleh Putri Najwa Nabila, mahasiswa Program Studi Informasi dan Humas Universitas Diponegoro, dalam rangkaian kegiatan KKN Reguler Tim II di Desa Gringgingsari.
Kegiatan ini dilakukan atas penugasan dan kepercayaan Pemerintah Desa Gringgingsari untuk membantu pengelolaan arsip pertanahan yang selama ini tersimpan dalam bentuk fisik.
Digitalisasi dilakukan sebagai upaya menjaga keberlangsungan informasi arsip sekaligus mendukung tertib administrasi dan peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Arsip surat tanah menjadi salah satu dokumen penting dalam administrasi desa karena memuat informasi mengenai riwayat kepemilikan serta pencatatan pertanahan masyarakat.
Di Desa Gringgingsari, arsip tersebut tersimpan dalam dua buku register yang mencatat data pertanahan dengan rentang waktu mulai sekitar 1900 hingga 2024. Arsip yang telah berusia lebih dari satu abad tersebut memiliki risiko kerusakan akibat faktor usia maupun lingkungan.
Kelembapan, debu, jamur, percikan air, tinta yang memudar, hingga serangan rayap dan serangga dapat mengancam kondisi fisik dokumen.Jika kerusakan terjadi, informasi yang terkandung di dalam arsip berpotensi sulit dipulihkan.
Karena itu, digitalisasi menjadi salah satu langkah preventif untuk menjaga informasi tetap tersedia dan dapat dimanfaatkan pada masa mendatang.
Arsip Fisik Diubah Menjadi Dokumen DigitalProses digitalisasi dilakukan dengan memindai halaman-halaman buku register secara teliti. Hasil pemindaian kemudian disusun menjadi dokumen dalam format Portable Document Format (PDF).
File digital disusun berdasarkan urutan data dan diberikan identitas agar perangkat desa dapat melakukan pencarian arsip secara lebih mudah.Sebagai luaran program kerja KKN, hasil digitalisasi disimpan dalam flashdisk yang diserahkan kepada Pemerintah Desa Gringgingsari sebagai media penyimpanan dan dokumentasi arsip digital.Penyimpanan digital tersebut diharapkan dapat menjadi cadangan apabila sewaktu-waktu arsip fisik mengalami kerusakan.
Mempermudah Pelayanan Administrasi PertanahanDalam perspektif kearsipan, arsip surat tanah tersebut termasuk arsip dinamis aktif karena masih digunakan dalam berbagai kegiatan pelayanan administrasi masyarakat.
Dokumen dapat diperlukan ketika masyarakat melakukan pengecekan data kepemilikan tanah, mengurus surat keterangan maupun berbagai kebutuhan administrasi pertanahan lainnya.Dengan adanya salinan digital, perangkat desa tidak harus selalu membuka halaman demi halaman buku register ketika mencari data tertentu.
Hal ini diharapkan dapat mempercepat proses pencarian informasi sekaligus mengurangi frekuensi penggunaan dokumen fisik.Dengan demikian, digitalisasi tidak hanya berfungsi sebagai penyimpanan cadangan, tetapi juga menjadi bagian dari upaya meningkatkan efisiensi pelayanan publik di tingkat desa.Sejalan dengan Undang-Undang KearsipanProgram digitalisasi tersebut juga sejalan dengan semangat Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menekankan pentingnya pengelolaan arsip untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.Pengelolaan arsip juga diarahkan untuk mendukung pelayanan publik yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
Melalui pemanfaatan teknologi informasi, digitalisasi menjadi salah satu langkah pemeliharaan arsip agar informasi yang terkandung di dalam dokumen tetap dapat dimanfaatkan meskipun kondisi fisik arsip mengalami penurunan akibat usia.
Dilakukan Melalui Beberapa TahapanProses digitalisasi arsip dilakukan secara bertahap, mulai dari identifikasi kondisi buku register, pemindaian setiap halaman, penyusunan hasil scan menjadi file PDF, penamaan dan pengelompokan file, hingga penyimpanan data digital.
Setiap tahapan dilakukan dengan memperhatikan ketelitian agar informasi dalam dokumen digital tetap sesuai dengan arsip aslinya.Program ini sekaligus menjadi implementasi ilmu yang diperoleh Putri Najwa Nabila selama menempuh pendidikan di bidang kearsipan dan informasi.
“Arsip tanah merupakan dokumen penting yang harus dijaga karena memuat informasi kepemilikan tanah masyarakat selama lebih dari satu abad. Dengan adanya digitalisasi, arsip menjadi lebih aman, mudah ditemukan kembali, dan tetap dapat dimanfaatkan meskipun dokumen fisiknya mengalami kerusakan akibat usia atau faktor lingkungan,” ujar Putri, Selasa 18/8/26.
Langkah Awal Menuju Tata Kelola Arsip ModernProgram KKN tersebut menjadi bentuk kolaborasi antara mahasiswa dan Pemerintah Desa Gringgingsari dalam menghadirkan solusi sederhana untuk kebutuhan administrasi desa.
Melalui digitalisasi, sekitar 1.700 arsip surat tanah masyarakat disebut telah memiliki salinan digital yang tersusun dan dapat digunakan sebagai pendukung pelayanan administrasi desa.
Ke depan, digitalisasi arsip diharapkan dapat menjadi langkah awal bagi Desa Gringgingsari untuk membangun sistem kearsipan yang lebih modern, aman, tertata, dan berkelanjutan.
Dengan arsip yang terpelihara dan lebih mudah ditemukan kembali, pelayanan administrasi pertanahan kepada masyarakat diharapkan dapat berlangsung lebih cepat dan akurat, sekaligus menjaga informasi penting desa agar tetap tersedia bagi generasi mendatang. (red)
Komentar